Petra Störring war die erste Uni Bonn Digitalisierungsmanagerin - Drei Fragen

Welche Aspekte sind Ihnen als Digitalisierungsmanagerin bei Ihrer Arbeit besonders wichtig?

Für mich geht es beim Digitalisierungsmanagement immer darum, Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern. Sich also Abläufe anzuschauen und nicht einfach eins zu eins zu eins umzusetzen wie sie aktuell sind, sondern sich zu fragen: Wie müsste denn idealtypisch der Prozess sein? Und dann ist Digitalisierung einfach das Hilfsmittel, diesen Prozess eben leichter, fehlerfreier oder transparenter zu machen, je nachdem, was halt gerade das Ziel ist oder welcher Prozess gerade digitalisiert werden soll.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen an der Universität und welche Lösungsansätze werden angestrebt?

Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung an der Universität Bonn ist die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Prozesse von der Fakultät bis zur Zentralverwaltung. Wenn Digitalisierungsprojekte erst bei der Zentralverwaltung ansetzen, bleiben die vorgelagerten fachbereichsspezifischen Prozesse außer Acht - aber auch hier fallen "Verwaltungstätigkeiten" an. Ein konkretes Beispiel ist die Personalvorgangsbearbeitung, bei der die Prozesse bereits mit der Erstellung der Stellenbeschreibung im Fachbereich beginnen: Dort finden die ersten Abstimmungen statt, sowohl fachbereichsintern als auch mit der Personalabteilung. Eine Software, die den Prozess unterstützen soll, muss daher den gesamten Workflow abbilden - von der Fakultät bis hin zur Zentralverwaltung.

Ein weiterer zentraler Lösungsansatz ist die Einführung eines umfassenden Rollen- und Rechtemanagements und einem verwandten Identity Management System als Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen. Derzeit müssen Berechtigungen in den jeweiligen Systemen einzeln gepflegt werden, was ineffizient und zeitaufwändig ist. Mit einem zentralen System könnten Berechtigungen einmal definiert und automatisch auf alle relevanten Systeme angewendet werden. Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit und Verzahnung zwischen den Fachbereichen und der zentralen Verwaltung aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg, um die Effizienz zu steigern und Doppelarbeit zu vermeiden.

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Zielbereich der Digitalstrategie

Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation. Das Digitalisierungsmanagement der Fakultäten ist ein Teil des kontinuierlichen Strategieprozesses dieser Strategie, die sich inhaltlich in sieben Zielbereiche auffächert.

www.digital.uni-bonn.de